こんにちは！8月になり、イベントの本格シーズン、秋に向けてアクセルを踏んでいるご担当者様も多いのではないでしょうか？

今回は、A2Z Entertainmentが遭遇した数少ないトラブルと、その対応方法をご紹介します。

とても長くお付き合いいただいているお客様の運営する「The Landmark Square OSAKA」。その屋上に「BLUEBIRDS ROOF TOP TERRACE」があります。
https://www.landmark-osaka.com/

こちらでは企業MICEやコンセプトイベントでご利用をいただいております。

この日は秋祭りと称し、屋台、櫓などを組み、多くの方にご来場いただいておりました。

屋上でいつものようにDJや三味線をお楽しみいただくはずが・・・

秋ということもあり、台風、雨雲の接近が予報で出ておりました。

機材類はもちろん、楽器、お料理を食べるところでもありますし、水は厳禁です。雨天結構できるイベントではありません。

こういった場合、特にMIRAZA大阪のようなユニークベニューには宴会場が複数あります。

当日来場される方の人数をあらかじめ予想しておき、別会場を開けておくBプランを用意しておきます。

機材を２セット(今回はDJ機材2種類と、PA機材、スピーカー6台まで)セッティングしておくのは大変です。
その場合どうするか？

雨が降った場合、事前にBプラン会場への運搬をシミュレーションしておくのです。
イベント自体は3時間程度。この枠組みで、DJ、三味線、能を披露します。運搬に手間取っている時間はないのです。

大成功に終わった大物メインゲストDJさん・三味線演出

この日のメインDJはゲストでお呼びしたマーク・パンサーさん(Globe)。

楽しみにご来場いただいたゲストを天候や機材トラブルでがっかりさせるわけにはまいりません。

速やかにプランBを発動、機材を迅速に運び、設営、すぐにDJに入っていただき、お客様も大変喜ばれました。

演者手配だけではできない「リスク管理」

事前段階で、プランBを作っておかなかった場合どうなっていたか？

ただ、「雨で開催不能」のアナウンスとなり、施設、お客様、ゲスト様全員が残念な結果に終わっていたでしょう。

屋外開催の場合、天候に左右されることが本当によくあります。

確かにもう一部屋押さえておくことは、機会損失を生む可能性があります。しかし、

トラブルにどう対応したか？

が大きな評価になります。

A2Z Entertainmentが演者手配の会社であったなら、「中止アナウンス」でこの日のお仕事も終わっていたと思います。「残念でしたね」で皆さん帰路に着いたはずです。

この日は、櫓、MC、DJ、三味線および総合進行ディレクションをご依頼されていましたので、事前打ち合わせの段階で”天候リスク用プランB”をご提案できました。

機会損失リスクを承知の上で、部屋を押さえて下さった施設様側の英断で最後まで走り切ることができました。

ワンストップの見えない価値

機材屋さんが搬入/搬出だけをやっていたら、次のお部屋のどこにレイアウトするのかの協議が始まるでしょう。

PAさんがPAだけをやっていたら、機材屋さんの設置を待つまで出音の調整はできなかったでしょう。

三味線奏者さんやDJさんが各独立して手配されていたら、案内や時間変更の伝達に２倍、３倍の手間がかかったでしょう。

MCにプランBを伝える役目が誰か？そこから話さなければならなかったでしょう。

ゾッとしませんか？

正直、A2Z EntertainmentのMICEでは音響トラブル、進行トラブルは起きたことがほぼありません。
ブログのネタにトラブル解決法、と思って、事例がないかと思いを巡らせた時、数年前のこの事例を思い出しました。
そのくらい、トラブルがありません。事前準備に膨大な時間を割くからです。
以前のブログに「ディレクション費用って何？」があります。

数あるイベント制作会社の中で、「MICE特化」と謳うには理由と自信があります。

年末・秋・新年の社内イベントやインバウンドコンテンツ選びに新しい選択肢を求めている担当者様は、いつでもご相談ください。
原則24時間以内にご返信します。

ここまでお読みいただきありがとうございます。

A2Z Entertainment 増田