今年の春、MICEでたくさんのご用命をいただいております港区の会場様よりバイリンガル司会および音響ディレクションおよびオペレート、アルミステージのレンタルのご依頼がありました。
とある国内企業様より、とのことで早速直接お繋ぎいただいて打ち合わせに入ります。

A2Zへご用命いただいた場合、この時点でご依頼を受けた会場担当者様にしていただくことは、会場の調整以外にはありません。A2Z Entertainment へ丸投げでOKです。会場様もたくさんのご依頼をいただいている分、全てをお任せいただいております。

今回の担当はTV局でアナウンサーをしていたバイリンガル女性MC。名前、詳細は控えますが、A2Zではお問い合わせによりHPには載っていない様々なご提案も行なっています。英語以外にも、スペイン語・ポルトガル語・中国語・フランス語にも対応しています。

問い合わせからの打ち合わせ内容

エンドクライアントのご担当者様をお伺いし、ヒアリングを始めます。

今回の依頼背景、イベントの趣旨、仮のタイムスケジュールなどご共有いただき、オンライン打ち合わせに入ります。

比較的若い会社様ではあるものの、事業は重工業で、従業員様の半数以上が日本以外の国籍、30カ国を股にかけた構成、社内公用語は英語とのことで驚きました。こういった多国籍企業様からのご依頼はミッションとしても価値が高く、経験としての資産です。

いただいている会社情報、背景、当日タイムスケジュールを基に、映像タイミング、日本語と英語の差し込み部分、クイズの出題数、表彰の仕方を決めていきます。

打ち合わせののち、進行台本を作成し、メールでのお打ち合わせに入っていきます。

MC台本をブラッシュアップしつつ、ポイントごとに差し込む効果音の種類やタイミングも決めていきます。
登壇者の登場BGMも、役職に合わせて変えていきます。

出席者の国籍や、お子様がいるか？などの状況も踏まえ、歓談BGMにふさわしいかどうか？著作権に違反していないか？などをA2Z側でチェックした上で候補を出していきます。

これらのチェック項目はこれまでの多くのMICEでクリアした経験によるもので、なかなか担当者様が気付ける範囲のものではありません。ご依頼になる制作会社が工数を減らすために伝えない場合、そのままスルーされてしまい後のトラブルになることがあるかもしれません。こういったリスクを回避するためにも、実績のある制作会社に頼むことがポイントです。
実際に私に、「今回(A2Zではない)別の制作会社に頼んだが、中東のクライアントが著作権違反の動画を制作してしまった、結構コストをかけて作ってしまったらしい。どうすればいいか？」というご相談が来たことがあります。できるアドバイスをさせてはいただきましたが、私にご依頼いただければ起きない問題だったのに、とお互い苦笑しながらそのクライアント様とは親交が深まりました。現在も音楽に関する部分ではご依頼いただけており、良好な関係です。

打ち合わせはエンドクライアント様だけではない

次は会場様・MC側との裏側の打ち合わせです。ここでは会場様にもご協力いただきます。
会場の導線・配置、今回は簡易な照明操作もあったので、照明卓の操作を現地で確認します。

ワイヤレスマイクは何本使うのか？映像スイッチャーはどこにあるのか？どの照明がどこに配置されているのか？PCを出すのか？会場機材でまかなうのか？

これは音響・照明に携わっている人間であれば初歩の初歩です。しかし、それをさも常識かのように取り扱ってしまうことで会場様・クライアント様を置いてけぼりにしてしまいます。

「丸投げでOK」というのは「口を出させない」ということではありません。「最低限の手間で、最大限ご希望をかなえる」ということです。

事前現地確認で今回はエンドクライアント様ともお会いできたので、詳細を詰めることができました。

工数の多くない現場であれば、当日の打ち合わせだけで済みます。しかし、通しリハーサルのあるようなイベントでは登場のタイミングや音のキュータイミングなど詳細を詰める必要があります。

MC側とも事前に裏でたくさんの打ち合わせをします。当日の受付前にできることは限られており、装飾の設営や会場でのブリーフィングなど、空いている時間を全て我々が自由に使えるわけではありません。
当日するべきは、できる限り最終的な確認のみにすることが、「失敗しないMICE」の鉄則です。

複数のベンダーに依頼するとどうなるか？

さて、ここまでのことを複数のベンダーに依頼するとどうなるか？

会場様、クライアント様がハブとして機能しなくてはなりません。

MCを手配し、音響会社を手配し、それぞれに資料を提出し、それぞれとすり合わせ、会場での確認、BGMや効果音を選定、それをMCへ共有して、タイミングや長さをすり合わせ・・・など、膨大な時間を削り取られ、本業に支障をきたします。

この規模感でもこの工数です。その音響会社が権利関係や複数の音源候補を提出してくれるとは限りません。何も言われなくてもそのまま進めてしまいます。

多言語MCは「通訳者」ではありません。その言語が話せて、アナウンスができる。という役割ではなく、イベントを進行し、ユーモアを交え、適切にお開きを迎えるスキルが必要です。

複数ベンダーへの発注は、各セクションのクオリティも精査しなくてはならないのです。

目にみえるコストだけを見れば、そのイベントで出ていくキャッシュは減らせると思います。

しかし、目に見えない”人的・時間的コスト”を見た場合、最低限の手間で、社内調整やゲストへの対応に時間をかけた方が「イベントの成功」を達成できることは明らかです。

https://www.instagram.com/a2zentertainment01/?hl=ja

まずは相談してみる

「失敗したくない」これは担当者様全員のお悩みです。ご自身の評価に関わる部分でもありますし、私も過去その経験があります。

しかし、「丸投げで評価も上がる」なら？

何を打ち合わせたらいいかわからない、何が必要かもわからない。どんなものが盛り上がるかわからない。

それで大丈夫です。ヒアリングののち、企画書をご提出。内容が合わないと思えば、お断りいただいても結構です。相談は無料です。

お悩みはいつでもご相談ください。原則24時間以内にご返信いたします。

「失敗しないMICE」は我々にお任せください。